會議記錄記不到重點？三種方法適用各種會議 https://ift.tt/2K13iBi 時報文化 整理「會議記錄」你曾經耗費長時間，還是沒記到重點嗎？掌握「三觀點」，讓你做出宏觀有策略性的會議記錄，到哪工作都吃得開！ 將會議紀錄做得又快又好，就能成為你的武器。只要是與會人員，任誰都能做會議紀錄，而且單憑一點小技巧，就能大幅提高你的價值。與其在會議室角落坐著發呆，建議各位不如做會議紀錄。（延伸閱讀：會議記錄麻煩？跨國總監的策略思維靠會議記錄訓練） 說到會議紀錄的優點，莫過於「遇到不懂的地方能直接發問」。會議紀錄是要記錄給大家看的，你當然能名正言順地說：「不好意思，這部分我聽不清楚，能不能解釋一下？」無論你多麼年輕，對方都樂於回答，而且只要善加利用，還能積極引導開會方向呢（即使你不是會議主持人）。 我打會議紀錄時，會用電腦的 Evernote 同時記錄「三種類型的會議紀錄」。 第一種，是由「現場觀點」所檢視的「會議紀錄本文」，簡單扼要地統整了當下的會議重點發言。我邊聽邊輸入，因此各議題的時間軸一目了然，方便大家事後回顧會議流程。 第二種，是由「導演觀點」所檢視的「會議表演備忘錄」。將自己當成幕後策劃會議的導演，深層解讀發言人的用意、觀察與會者的一舉一動，用自己的方式寫下表演備忘錄。 例如，當你聽別人演講時，如果演講人後退一步，在白板寫字，你就知道「他想要我們注意那裡」；若演講人忽然慢慢低聲說話，你就知道「這幾句很重要」。換句話說，這就像劇本的舞臺指示，你只要將台詞以外的敘述性文字說明，以自己的方式寫下來就好。 像這種開會情況以外的後設資訊，並不是要寫給別人看的，而是用來磨練自己的技巧。將聽過一遍的話消化重整，算得上是我的隱藏技能，為什麼我辦得到？因為我有表演備忘錄。光看著那些寫滿檯面上對話的會議紀錄，是不可能重現開會過程的。但只要留著表演備忘錄，就能完美重現那些成功的簡報資料與會議主持人的舉動。藉此，還能提高自己的簡報能力與會議主持功力。 圖片｜來源 第三點，就是由「製作人觀點」所檢視的「開會重點」。這場會議的重點是什麼？那場研習會的主題又是什麼？站在主辦人的立場一想，「其實主管根本只是想捧紅這個人而已嘛」！再多思索一下，你就能發現「其實這場會議只是想暗示某人某件事」而已。想到什麼，就粗略記錄下來。 除了一般的會議紀錄之外，你再以導演與製作人的觀點寫下自己的備忘錄，有助於學習會議主持技巧。如果用製作人的觀點想著：「這次我想讓 ○○ 先生磨練這些技巧。」再用導演的觀點故意引導 ○○ 先生發言、稱讚他，甚至不著痕跡地吹捧他（這可是高難度技巧）。平常藉此機會多多鍛鍊，一旦自己成了會議主持人或簡報發表人，就能從容應對了。 會議結束時，一定會列出「行動項目」的清單，指名誰（負責）做什麼（行動），何時實行（截止日期）。 如果不想讓會議淪為空談，就必須決定接下來的行動，想不到很多公司都沒做到這點。為了讓決策確實執行、釐清責任義務，「誰」、「做什麼」、「何時做」，這三點必須在會議中列出來，然後分享給所有人，屆時員工就不能找藉口說「對不起，我沒做」了。（延伸閱讀：終結冗長會議！七個企業高效開會的方法） 不要只是看到什麼就寫什麼，若能拉開距離，想想後設資訊，就能成功學會其他人的優點。利用導演與製作人的觀點，多多偷走那些主持高手與簡報好手的技巧，據為己有吧。 等到把撰寫會議紀錄的技巧練得爐火純青，發現會議中缺乏視覺要素？沒問題，當場搜尋，加上去！若找到影片與連結，也貼上去。你不必等到會議後才統整，而是開會時就能整理出一手高品質會議紀錄，這種人才，每家公司都想挖角。不妨利用會議紀錄，讓你在公司內高人一等吧！一定很有趣！ 本文摘自尾原和啟《到哪工作都吃得開，和誰共事都合得來》。由時報文化授權原文轉載，欲閱讀完整作品，歡迎參考原書。 《到哪工作都吃得開，和誰共事都合得來》 July 30, 2019 at 08:00AM 女人迷 Womany

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