總是很忙，但還是沒辦法把事情做完？三種容易被忽略的「隱形耗損」 https://ift.tt/2vkV16n 遠流 同時處理很多事，乍看之下很有效率，但其實你的腦袋是無法負荷來回切換的！到頭來，可能消耗你更多時間。 文｜柚子甜 從心靈的角度去剖析「為什麼無法抗拒多工」後，有段時間，我都會勸身邊的家人朋友戒掉多工。 「為什麼要戒？事情就是做不完啊！」、「一次做這麼多件事都來不及了，怎麼可能一件一件來？」他們感到相當不解。甚至一些堅持自己「有效率」的朋友，很得意他一次能處理八件事，卻對其中至少有五件被草草了事，事後又花了無數時間收拾爛攤子的事實，完全視而不見。（延伸閱讀：媽媽天生能身兼多職？研究：沒有任何性別擅長多工任務） 對於缺少覺察經驗的人，確實很難說服他「多工」的精神耗損，而內心沒有感覺的事情，自然沒有辦法產生共鳴。為此我開始進一步思考：有沒有可能從更客觀的角度，找出其他多工的耗損，是一般人眼睛看得見，也確實可以感覺到的？ 我想起以前當上班族的情境。為了模擬場景，請各位先想像一下，這是一個上班族今天的工作：例行晨間會議、交出差報告、回覆十幾封電子郵件、審核別部門送來的核銷文件。 看起來沒有很多對吧？那我們來看看這位「多工者」是怎麼開始一天的。 圖片｜來源 走進辦公室以後，她先打開電子郵件信箱，這時候還很有效率地利用空檔，拿便當去蒸、泡杯咖啡，接著從包包翻出早餐，邊吃邊看剛剛收進來的信件。 主管這時候走過來：「艾咪你出差報告今天是最後一天交哦！下午四點以前送過來，不然我沒辦法幫你簽核。」她連忙說好，動滑鼠點開還剩一半的報告，正要敲鍵盤時，猛然想到會計說要附上交通收據，她又趕快打開手機，一邊暗忖高鐵電子票券要怎麼轉成實體收據。 滑開手機螢幕之後，她看到昨天已讀不回的朋友傳來訊息：「抱歉！昨晚太累了沒回，我是覺得⋯⋯」她馬上忘記要查高鐵票的事，急著想看朋友回什麼，於是順手點開，接續昨天的話題：「沒事啦！我只是想跟你說⋯⋯」 到這邊為止，我已經打了將近三百字了，她看起來好像很忙，卻還是什麼正事都沒有做。照正常情況發展下去，等一下會接到別部門同事的電話，問什麼時候要回他的信，掛掉電話後，她匆匆忙忙地跑去開晨間會議，腦中又猛然想起剛剛的高鐵票，還有擔心報告四點要交，整個人又焦慮了起來，喔對了，早餐也還有一半沒吃呢！ 下午為了趕時間，她開一個視窗打報告，三個視窗回郵件，一邊夾著電話問公事，四點整到了，報告還差一頁，主管又來催，前一封手忙腳亂回的郵件忘了附檔案，廠商打了三通電話來要，這時候已經瀕臨崩潰的她，終於對著電話吼：「不要再打了！你不知道我今天很忙嗎！」 這就是台灣大半「多工上班族」的每日寫照，也是過去的我。 但為什麼已經這麼「忙」，卻還是沒辦法把事情好好「做完」呢？因為我們都忽略了，多工會產生三種「隱形耗損」。 圖片｜來源 多工導致的「隱形耗損」之一：不連續動作的「時間耗損」與「效率耗損」 以前我的職務之一是管理工廠，而工廠的人都熟悉一個道理：「做六千件產品，不會是兩千件的三倍時間，而是更少。」 因為產線不斷運作時，時間是緊密連貫的，當長時間製作同一個產品，工人熟練度提高後，效率自然也會提高。所以六千件可能只要兩千件的二點五倍、甚至兩倍的時間。 但如果我們要求產線做五百件就拉下來，先去忙其他產品，過一陣子再拉下來，換做原本的產品，那麼拉上拉下的「切換時間」，以及工人「無法熟練」導致的效率低落，就會造成產能嚴重下滑，所以實務上根本不可能這樣進行，工廠絕對會第一個先宰了你。 換作人腦也是同樣的道理，科學研究證實，人不可能真的同時做兩件事，只能在任務間高速切換。換句話說，當我們以為自己「面面俱到」，多工切換任務時，其實正處於「產線拉上拉下」的模式，而切換的過程中，勢必不斷地折損隱形的「時間」與「效率」，實際產能反而更差。（推薦閱讀：聰明工作者愛用的高密度思維，把力量集中在兩成的關鍵工作） 圖片｜來源 多工導致的「隱形耗損」之二：任務切換產生的「遺忘耗損」 在任務切換的過程中，人腦還會產生另一個問題：遺忘。 想想看，你是不是也常在多種任務切換的時候，忽然忘記剛剛做到哪裡了？甚至根本忘記有這回事，直到別人催促才猛然想起來？ 因為人腦不是電腦，重新投入需要回想、「重開機」—而這些「回想」需要時間，也會降低效率。只要來回幾次，原本已經很拮据的時間與精力，又再度大打折扣，這就是所謂的「遺忘耗損」。（你會喜歡：實用大腦記憶練習：創造一個「忘不掉的提示」給自己） 圖片｜來源 多工導致的「隱形耗損」之三：無頭蒼蠅的混亂， 導致「情緒耗損」 以上兩種消耗都還算小事，其實最大的消耗是心裡的「內耗」，也就是「情緒耗損」。 事情一多覺得做不完、被人催了無名火起、想不起來剛剛做到哪的焦躁、覺得為什麼事情都丟給我的憤怒，都是「多工切換」時常見的負面情緒。 這些情緒，不但會讓做事的水準低落，也會讓辦事效率變差，變差之後招來的更多失誤、責備，而心一急又更容易敷衍了事，也會導致更多差錯，犯錯招來的責罵，又會再度加重負面情緒，啟動一連串的負面循環—這就是「情緒耗損」的代價。 「時間／效率耗損」、「遺忘耗損」以及「情緒耗損」，這三種隱藏耗損，是只要人腦開始多工，就無法避免的代價。（延伸閱讀：給事情老是做不完的工作者，你需要「拆解」的工夫） 下次當我們又手忙腳亂，想開啟多工模式「快點做完」、「早點輕鬆」時，不妨謹慎地問問自己：考慮過這三種耗損之後，做事真的有比較快嗎？ 本文摘自柚子甜的《專注，是一種資產：七件事練習法，打造富足的精神資本》。由遠流出版授權原文轉載，欲閱讀完整作品，歡迎參考原書。 《專注，是一種資產：七件事練習法，打造富足的精神資本》 February 11, 2020 at 10:00AM 女人迷 Womany

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