職場秘訣：如何在短時間內，讓大家願意專注聽我說話？ https://ift.tt/2vAXry5 天下文化出版社 想要吸引台下目光的訣竅，是站在聽眾的立場，去思考他們想要知道的資訊，並針對他們的疑問，有技巧地傳達！ 文｜保羅．海爾曼 我會省略讀者容易跳過的部分。——艾爾默．藍納德（Elmore Leonard），美國小說家、電影編劇 圖片｜來源 站在聽眾的立場：回答三個問題 不管是口語還是文字，大多數訊息都是根據講者的角度所設計。這是本末倒置。請把自己當成聽眾，然後想想你會被什麼所吸引？ 有時候我會問聽眾在想什麼。他們會說：「我在想有哪些事情還沒做完，只要是我現在沒辦法做的事情都會想，因為我雖然人坐在這裡，但是並沒有專心聽你講。」「麩質。為什麼大家都這麼著迷無麩質食物？麩質有毒嗎？我剛剛吃了一塊杯子蛋糕，裡面有麩質嗎？我會不會死？」總歸一個字，想的都是：我。 重點是，聽眾腦袋想的八成不是你所說的話。但是你如果要抓住他們的注意力，你就得想到他們，你就得把自己當成聽眾。 不管是在工作場合跟一百個人講話，還是在家對一個人說話，你所面對的聽眾都會有三個疑問，無一例外。這三個疑問雖然很少直接問出口，卻是你非跨越不可的障礙。只有一個接著一個跨越，才能抓住、留住聽眾的注意力： 我為什麼該聽（讀）這個？ 你到底在說什麼？ 知道這個訊息了，然後呢？我應該做什麼？ 若要快速聚焦，就請回答以上三個問題。（推薦閱讀：終結冗長會議！七個企業高效開會的方法） 圖片｜來源 聽眾第一個問題：我為什麼該聽？ 用「目的聲明」（purpose statement）來快速聚焦。目的聲明就像禮物，亦即馬上用聽眾重視的東西吸引他們上鉤。這是給會議、電話、電子郵件起頭的好方法。 幾年前，歐普拉（Oprah Winfrey，脫口秀主持人）在節目上發給每個觀眾一個神祕盒子。她說其中一個盒子裡面有新車鑰匙。叫人驚喜的是，每個盒子都有鑰匙。歐普拉那天總共送出 276 輛龐帝克（Pontiac）汽車，總價值 700 萬美元。 想抓住聽眾的注意嗎？那麼你就需要送一份很棒的禮物。什麼禮物？ 「不知道，」你說，「我又沒有 276 輛龐帝克。不過慢著，我有 276 張 PowerPoint 投影片，還會發一些講義。」那就糟了。 如果你有看到那一天的歐普拉，她跟觀眾一樣興奮。如果你也是帶著很棒的禮物走進去，你同樣會很興奮。 但是要如何知道你帶的是好禮物？任何禮物都一樣，是好是壞取決於收禮者。以歐普拉的例子來說，收禮者是觀眾；那些觀眾都是特別挑選過的，都是非常需要車子的人。 你的聽眾需要什麼？釐清他們的需要之後，就直接告訴他們。 強有力的目的聲明必須包括「你打算說什麼」，還有更重要的是，要說明「為什麼」（why）。從聽眾的角度而言，「為什麼」才是好處所在，可以回答他們心中的第一個問題：我為什麼該聽？ 舉個不好的例子：假設你代表公司參加就業博覽會。你說：「我的目的是說明我們為何是最好的公司。」是啦，這總比說「我們為何是最爛公司」來得好，儘管後者可能還更有趣一點：「我們有些產品毫無效果，有些味道不好聞，我們覺得可能會致癌。」宣傳公司或許是「你」身為主講人的目的，但是聽眾很可能已經聽二十個人說同樣的事了。 要找出目的聲明的話，請花幾分鐘不要做自己。把自己當成聽眾，想想他們在意什麼？ 以就業博覽會來說，他們很可能想知道在你的公司工作會是什麼情況，他們會不會喜歡。那就從這裡開始：「我們的目的是協助你了解這家公司是否適合你。」有可能適合，也有可能不適合。沒關係，只要你能協助他們做決定，就等於是送給他們禮物。（推薦閱讀：沒人想聽你講話？你需要試試「理性之聲」） 你的聽眾本來就沒有理由聽你講話，所以請給他們一個理由。 圖片｜來源 聽眾第二個問題：你到底在說什麼？ 用「核心訊息」（main message）來快速聚焦。 在我兒子的大學畢業典禮上，州長致詞第一句話就說：「我今天的演講內容，你們一個字也不會記得。」這句話很令人難忘，但也引發一個疑問：「那幹嘛聽呢？」 嚴格來說，州長說的沒錯。如果是即將畢業的大學生，已經修了三、四十門課，對「忘記」這回事想必毫不陌生、經驗豐富。 我們來把州長的開場白編輯一下。他的意思可能是：「我接下來要說的內容，你們應該都不會記得。除了一個重點，很快我們就會談到那個重點。」這麼說可以製造懸疑效果，然後接下來只需要把那個重點說出來就是了。 可惜演講往往會東扯西扯一堆。比方說，州長可能一開頭會致謝，感謝名單一長串：「所有教職員、尊貴的來賓、不尊貴的來賓、我們不想邀請但不得不邀請的來賓、不請自來的人，還有，喂！那邊那個長得很好笑的人是哪位？先生，你來這裡做什麼？」 對啦，州長並沒有這麼說。太可惜了。感謝是制式的開場白，也是造成枯燥乏味的元凶。比較好的開場白是：用一則趣聞或一個問題直接切入主題，後面再來感謝。 州長在演講最後呼籲大家起而行，類似要大家「奉獻和犧牲」。這種呼籲沒什麼問題，只是很容易聽了就忘。 英國首相邱吉爾據說發表過一篇最令人難忘的畢業演說，而且是史上最短的一篇。當時是 1941 年，二次世界大戰打了兩年。據說邱吉爾的講詞是：「絕不屈服，絕不屈服，絕不，絕不，絕不！」那場演講就說了這麼一句，然後他就坐下！ 至少傳說中的故事是這樣的，我在得知完整版故事之前聽到的版本也是如此。不過實情是，邱吉爾確實說了那句話，但是那篇演說並不只有那句話，而是有 740 個字。 那這個「一句話演說」的傳說是從哪裡來的？我猜是因為大家只記得「絕不屈服，絕不屈服，絕不，絕不，絕不！」這句。邱吉爾想必是非常「鏗鏘有力」地說出那句話（就如同他所給的建議一樣）。他很清楚重點在哪裡。 圖片｜來源 聽眾第三個問題：知道這個訊息了，然後呢？我應該做什麼？ 用行動呼籲來快速聚焦。 有時候你去參加一個會議，結果只是報告最新進度的會議。沒有人要你做什麼，只是讓你知道最新情況。 這種會議是有用的（有時候有用）。但是如果大部分會議都屬於此類，你會開始懷疑：把我的時間花在這種會議真的好嗎？ 所謂行動呼籲，是說明接下來的任務為何。通常是說明要「做」些什麼。但是如果沒有事情需要「做」，那麼，「想」些什麼或「感受」些什麼也是可以的。假設你是執行長，捱過很痛苦的一週後召開最新進度會議。你的行動呼籲可能是： 應該有何想法：「如果你們只記得一件事，那就記住這件：我們的法務部門是業界最頂尖的。」 應該有何感受：「要對我們沒有（目前還沒有）捲入集體訴訟的所有產品感到驕傲。」 應該有何作為：「買進更多公司股票，股價不會再往下跌了。」 本文摘自保羅．海爾曼的《8秒黃金簡報術︰分心世界的溝通祕訣》。由遠見天下授權原文轉載，欲閱讀完整作品，歡迎參考原書。 《8秒黃金簡報術︰分心世界的溝通祕訣》 January 30, 2020 at 11:00AM 女人迷 Womany

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