2021年8月30日 星期一

每一件事都很重要該如何取捨?麥肯錫思維:先做緊迫的事,再做無關緊要的事 https://ift.tt/2WCdMjM 幸福文化 累死你的不是工作,是工作方法!建立「麥肯錫思維」,按照工作的重要程度來排序,讓你有條不紊、事半功倍。 文|李文勇 在麥肯錫,每個人都有一種習慣,那就是按照工作的重要程度來排序。——麥肯錫思維 當在工作中左支右絀,或抱怨自己是公司最忙碌的人,抑或每天回到家裡感覺身心俱疲時,你有沒有想過:為什麼會造成這種情況呢?原因究竟在哪裡? 很多人不曾思考過這個問題,他們只知道東忙西忙,好像每天都過得很「充實」,卻從不去了解這種「充實」是否真的有價值。 在某大學的時間管理課上,教授把一些鵝卵石裝入一個罐子,然後問學生:「這個罐子裝滿了嗎?」表面上看,這個罐子確實裝滿了鵝卵石,好像也放不下其他東西了。 因此,全班同學異口同聲地說:「是的,裝滿了。」教授笑了笑,從桌底拿出一袋碎石子,倒入罐子中,慢慢地搖晃,碎石子從鵝卵石之間的小孔掉了進去;再加一些,再搖晃。 教授做完這些,又問學生:「現在罐子裝滿了嗎?」這一次,學生不敢太快回答,大家有些不太確定:「也許沒有滿。」 「很好!」教授說完後,從桌底拿出一袋沙子,慢慢地倒進罐子裡,並輕輕晃動。 做完這些,教授繼續問:「大家說,這個罐子裝滿了嗎?」 「沒有。」全班同學學乖了,很有信心地回答。 「好極了!」教授說完,從桌底拿出一杯水,慢慢地倒入罐子。做完這些事之後,教授問全班同學:「請問大家,從這件事中,你們得到了什麼啟示?」 全班同學陷入一陣沉默,只有一個學生舉手回答:「這件事說明無論有多忙,行程排得有多滿,如果再逼自己一下,就可以做更多的事情。」答完之後,他的臉上充滿得意的神情。 教授點了點頭,微笑說:「回答得不錯,但是沒有抓住重點。」 說到這裡,教授故意頓了頓,用眼睛掃了所有學生一遍後說:「這件事告訴我們,如果不先將大的鵝卵石放進罐子裡,也許就永遠沒有機會將其他東西放進去。」 教授的話很直白地指出:做事要講究輕重緩急,一定要把握主次先後,這樣才能兼顧各項工作。鵝卵石、碎石子、沙子、水代表的是不同的工作,它們有主次先後之分、輕重緩急之別,只有排列出一個合理的順序,才能有條不紊地做好這些事。 在工作中,我們難免會碰到各種瑣碎、雜亂的事情糾纏在一起。如果不懂得按照其輕重緩急來處理,勢必被這些事弄得焦頭爛額,不但會耗費巨大的時間和精力,還可能做不完、做不好,真可謂事倍功半。 圖片|Photo by Pangaea on PIXTA (同場加映:「拖延症」的難關不在時間,而是舒緩情緒的壞慣性) 可是很多人是按照下面的準則,來決定做事的優先順序: 先做緊迫的事,再做無關緊要的事。 先做有趣的事,再做沒意思的事。 先做已經排定的事,再做臨時、突發的事。 先做喜歡的事,再做不愛的事。 先做熟悉的事,再做不拿手的事。 先做容易的事,再做認為有難度的事。 先做需要花費時間少的事,再做耗費時間多的事。 先做資料齊全、準備充分的事,再做欠缺資料、準備不夠的事。 乍看之下,按照這些準則來做事沒有什麼不妥,但實際上這些準則並不符合高效工作的要求。因為高效工作是以實現目標為導向,那到底應該先著手處理哪些事情呢? 對於這個問題,著名的麥肯錫公司給出答案:應該按照事情的重要程度排出優先次序。 而重要程度是指,對實現目標的貢獻或價值大小。貢獻或價值越大的事情越重要,就越應該優先去做;貢獻或價值越小的事情越不重要,越應該延後處理,甚至不處理。 用一句簡單的話說,即是:「現在做的這件事,是否離目標更進一步?」按照這個原則來判斷事情的輕重緩急。 在上述 8 種決定優先次序的準則中,最容易被誤導的恐怕是「先做緊迫的事情,再做無關緊要的事情」。 大凡低效能的人,他們每天 80% 的時間和精力,幾乎都花在緊迫的事情上,也就是說,在他們眼裡,最緊迫的事情是最重要的,應該放在首位去處理。按照這種思維,他們把每日待辦事項區分為三個層次: 第一層次:今天必須做的事——最緊迫的事 第二層次:今天應該做的事——有點緊迫的事 第三層次:今天可以做的事——無關緊要的事 這樣的排法,往往會出現迷思,那就是很多重要的事情,往往不一定緊迫。所以,按照事情的重要程度來排序還是不夠的,仍必須結合事情的緊迫性,也就是其輕重緩急來排出順序。 建議可將事情劃分為四個層次,如下圖座標所示: 圖片|幸福文化 提供 (延伸閱讀:容易分神、工作效率差?番茄工作法五秘訣公開) 1. 重要而且緊急的事 這類事情可能是實現目標的關鍵環節,也可能與你的生活息息相關,它比任何一件事情都值得優先去做。做完做好才可能去做別的工作。舉個簡單的例子,假如有個人在沙漠裡又渴又餓,馬上就要死了,此時送水給他喝就是重要而緊急的事情,送飯給他吃反而是重要但不緊急的事情。 因為對於一個又渴又餓的人來說,水源比食物更重要,只有先給他水喝,才能把他從死亡邊緣拉回來,然後再給他食物,讓他從極度饑餓中走出來。如果先給他飯吃,他也吃不下,因為他早已沒有力氣吃飯了。 建議:重要而緊急的事情要毫不猶豫地去做,並要堅持到底,努力做好。 2. 重要非緊急的事 類似上面的例子,即重要但非緊急的事情,在工作或生活中很常見。像是指導員工的工作、讀幾本好書、和家人交流感情、節制飲食、鍛鍊身體等等,都非常重要,因為它們會影響我們的健康、事業還有家庭關係,但是不緊急,經常容易被忽視和拖延,導致沒有下文。 這類事情考驗的是一個人的自覺性和主動性,只有意識到它們的重要程度,才有可能去認真對待。 建議:認清對自己重要的事情,保持主動和自覺規律完成這些事。 3. 非重要但緊急的事 這樣的事情也經常在周遭出現,像同事請你幫他列印一份檔案、朋友打電話叫你現在去 KTV 唱歌等等。這類事情不重要,但是看起來很急。由於種種原因,我們不忍心拒絕,導致它們影響正常的工作或生活安排。 譬如你正在處理要事,同事請你幫忙列印,你不好意思拒絕,結果是手上的工作被耽擱;朋友叫你去唱歌,你還是不好意思拒絕,結果唱到半夜才回來,第二天上班精神不振,工作時當然無精打采。 建議:學會拒絕,不要讓非重要但緊急的事情干擾到正常工作。 4. 不重要也不緊急的事 生活和工作中,不重要也不緊急的事情非常多,像追劇、上網玩遊戲等,它們或許有一點價值,但如果毫無節制地沉溺其中,將浪費大量的時間。與其深陷於電視劇,不如讀幾本好書;與其上網玩遊戲,不如去健身和鍛鍊。 建議:不沉迷、不荒廢,珍惜寶貴的時間,用在最有價值的事情上。 本文出自李文勇的《累死你的不是工作,是工作方法:讓 GOOGLE、麥肯錫、高盛、哈佛菁英一生受用的 46 個最強工作術!》,由大好書屋授權原文轉載,欲閱讀完整作品,歡迎參考原書。 《累死你的不是工作,是工作方法:讓 GOOGLE、麥肯錫、高盛、哈佛菁英一生受用的 46 個最強工作術!》 August 30, 2021 at 10:30PM 女人迷 Womany


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