下班後總是訊息回不停？4 招教你劃清工作時間的界線 https://ift.tt/3oDo1vW 天下雜誌出版 在職場打滾，做人比做事更難！CEO 高階經理人御用顧問張敏敏新作《拒絕職場情緒耗竭》，提供你高情商溝通技巧，教你劃清工作時間的界線。 清楚界定你的工作時間閘門 什麼是「工作時間閘門」？代表你控制自己的時間和精神，全力以赴在工作上的時間門。它是個虛擬概念，意味著，你會清楚切割「工作」、「家庭」時間線，而讓自己在不同的時間象限中，分別扮演不同的角色。 首先要說明，不是每個人都必須把職場、家庭分得很清楚。這是屬於個人層面的思維，和一個人願意選擇的生活方式有關。有人期待把工作和生活分得很清楚，且彼此沒有重疊，工作時全力投入，下班後就享受家庭溫馨。 只是，現在的職場似乎愈來愈難清楚區分工作和家庭的界線。由於產業競爭步調快，藉由通訊軟體的便利，在家仍得工作的機會大增，如果你是上班族拿人薪水，就要有心理準備，你的時間不是你的，是公司的。 基於亞洲人對於「敬業」的無限上綱，你可以想見，想要有私人時間的你，很難立刻在公司爬升。我是個熱愛工作，瘋狂工作的人，在一次因為工作導致早產大出血後，我躺在加護病房，後悔地發現，照顧我的都是家人，而我立刻知道，這不是我要的人生。 我的建議是，只要家人那塊失守，工作一定做不久也做不好，家人不支持，工作又非常挑戰，無法應付兩邊的壓力下，人勢必得選邊站。我是選擇家人的人，而你，當然也可以有自己的選擇。 與主管溝通你的時間安排 不論選擇為何，和主管溝通你對時間議題的想法，絕對有必要。清楚地跟你的直屬主管設定你的「時間閘門」。你可以試著委婉地溝通： 例 1：「我晚上 8 點以後比較不方便聯絡。」為什麼是 8 點？「因為家人、小孩都回到家了，我必須陪伴家人。我相信您一定贊成陪伴家人很重要，而且家人是我努力工作重要的動力。」 例 2：「我晚上 7 點以後比較不方便聯絡。」為什麼是 7 點？「因為我必須要進修，自我成長。我相信您一定贊成不斷進修和成長很重要。這會讓我在專業上有很大的進步。」 你必須清楚定義時間閘門，不要模糊。晚上 7 點就是 7 點，晚上 8 點就是 8 點，精準地告訴主管你不希望被打擾的時間閘門。讓他知道時間閘門關閉後，就比較難找到你；或是，你的回應速度會變慢，回應訊息會變少。 不要不講，結果讓自己每次下班，都是偷偷地離開，自己覺得無奈，而對公司產生怨恨。學會成熟的溝通，讓主管了解自己的想法，是我們該學習的事。 圖片｜Photo by Bonneval Sebastien on Unsplash （你會喜歡：為你挑劇｜《我要準時下班》：我們都需要勇氣，決定想要的生活） 管理溝通強度，沒及時回應也不得罪人 要如何讓主管感受到訊息的重要性，讓他意識到這件事情意義重大？你必須善用不同的「溝通管道」，讓不同溝通強度的訊息有層次地交錯出現，幫助主管收到訊息後慎重考慮。 什麼是「溝通管道」？我們可以把溝通管道視為一個光譜，光譜的一端是「面對面溝通」，能夠乘載最多資訊量，訊息豐富度最高。 當我們和對方面對面說話，對方不但「聽」到我們所說，感受我們音調的變化；「看」到我們的表情，感受我們情緒的流轉；同時也因為「互動」而彼此不斷調整溝通方式和內容。所以，「面對面溝通」可以承載的訊息內容是最豐富的。 面對面溝通的其中一個好處是，我們可以透過不斷的互動，一問一答，讓雙方原本沒有聚焦的訊息，逐漸靠攏，最後可以達成共識。另一個好處是，雙方當下必須根據溝通結果，相互表態。 不管最後結局是你喜歡或厭惡，都必須為這次的溝通做一個結尾，或做一個承諾。面對面溝通最大的缺點是花時間。因為需要看、聽，還要相互討論，自然會花較多時間。可是，有時面對面溝通不一定會產生預期的結果，所以有其必要交互搭配各種方法，達到溝通目的。 光譜的另一極端就是「簡訊溝通」，承載最少訊息，訊息表淺但是速度快。 簡訊溝通仍受限於科技規格，主要傳送有限字數文字、低檔圖片、簡短影片。由於資訊少，主要靠視覺閱讀短訊息，因此花費時間少，對於已經成熟的團隊、有默契的夥伴、工作流程固定的部門，是個很快可以傳達訊息的方法。 簡訊溝通的缺點是，能表達的想法有限，無法說清楚事情的始末，如果加上用詞不夠精準，溝通容易有誤解。簡訊溝通也因為缺乏說話聲音的輔助，同時看不到對方的表情，自然也感受不到對方的心情。 這樣的表達，單向又精簡，訊息「模糊性高」，所以只能處理簡單問題，傳達簡要想法。畢竟在無法有效雙向互動的情況下，溝通成果有限。 社群媒體包括 LINE、WeChat、IG、Twitter 等，傳送速度雖快，也可以透過制式圖片、貼上個人照片等傳送訊息，但在職場的運用上，溝通效果仍有限。甚至因為想快速回覆，使用貼圖和照片，一旦溝通中的一方對貼圖或照片有不同的解讀，溝通過程中的某些情緒可能被過度放大。 喜歡就會很喜歡，討厭就是很討厭，少有中間或灰色地帶的情緒表現，使得工作中的簡訊溝通如同讓雙方走在高空繩索上，一點點輕微晃動，就會讓人緊張。 總而言之，你只要記住，看得到人、聽得到聲音的，溝通訊息比較多。看不到人，只有單一文字或照片的，溝通訊息比較少，溝通效果就會比較差。 接著，我們要透過媒體特色，教你如何切斷來自主管的情緒耗竭。尤其是不懂得尊重員工私人時間的老闆，或者是有狂發簡訊毛病的上司。 圖片｜Photo by Magnet.me on Unsplash （推薦閱讀：手機一響就忍不住查看訊息？來認識制約心理學，找回工作與生活的真自由） 使用冷、緩、不、急，四階段「漸層回應法」 使用漸層法的原則就是，依序運用「冷、緩、不、急」的漸層回應。 如果過了你所設定的「時間閘門」，主管忍不住傳來簡訊，請使用第一層回應——「冷回應」，意即： 回覆的簡訊行數盡量少。簡訊字數控制在 20 字以內，簡單地回覆主管的訊息。 文字要有「棉花」的特質。意思是，文字回覆的身段要低、不帶情緒，讓對方一個力道下去，就像被「棉花」吸收，讓他沒有出下一拳的機會。 例如：「我盡快聯絡同事。謝謝告知。」、「想法很好，找時間盡快討論。」、「帳面問題不能出錯，再找大家開會討論。」、「你是對的，我來聯絡看看。」 重點就在於，透過禮貌的回應，結束對話。你相信嗎？「道謝」是最能讓對方停止溝通的方法。「打氣」的話也是溝通中最佳的句點王，例如：「加油，一起努力！」它讓對方除了稱謝以外，實在不知道接下來該說什麼。 如果主管仍持續發送簡訊，請使用第二層回應——「緩回應」，意即： 回覆時間拖長，遲至 30 分鐘以上，才給他一句話或一個貼圖。 這麼做的目的是，「暗示」對方，你目前有事，不方便馬上回覆，或者，明天上班再說。我的經驗是，如果真的有急事，主管會直接打電話來，其實不需要用簡訊來回折磨人。 如果你要透過文字「緩回應」，簡訊文字就必須簡短，不要多，寫兩、三個字就好，例如：「謝謝」、「收到」。 如果主管繼續狂發簡訊，那麼就要使出第三層回應——就是「不回應」。鼓起勇氣，把簡訊提示音關掉。壓抑自己不要一直查看簡訊。想點別的事，或者讓自己手邊忙別的事，不要去想主管會不會生氣。（他當然會氣，所以，你就別想了。） 事情肯定不能就此打住。你需要以第四層回應來收尾——隔天早上，你必須「急回應」： 首先，比主管先到公司。在主管到辦公室之前，給自己一點時間將昨天簡訊的內容看過一遍，如果需要，將相關數字或資料準備好，想一想待會怎麼和主管討論。 接著，主管到辦公室之後，立刻敲他的門，為昨天沒有立刻回覆他的簡訊跟他道歉，並且告訴他，你手上已經準備一些資料，看看是否現在有空可以討論。 如果主管抱怨為什麼沒有立刻回簡訊，請你笑而不答。不要急著編一堆理由。你得讓主管知道，不回答，是因為沒有什麼好說的，因為，那是你的私人時間，之前也已經跟他說過了，不須贅述。你愈急著編理由，反而覺得這件事情是你的錯。 「冷、緩、不、急」的漸層回應，希望能夠幫助你，搶回屬於自己的私人時間。 你永遠要記得，在公司內，每個人都可以被取代，今天主管找不到你，他自然會去找別人。當然，你得撐住，能忍受被冷漠地對待。但是也請你相信我，如果你工作有品質，做事有專才，專業上不可被取代，自然可以為自己爭取到有尊嚴的對待。 本文摘自張敏敏的《拒絕職場情緒耗竭︰24 個高情商溝通技巧，主動回擊主管、同事、下屬的情緒傷害》。由天下雜誌出版授權原文轉載，欲閱讀完整作品，歡迎參考原書。 《拒絕職場情緒耗竭︰24 個高情商溝通技巧，主動回擊主管、同事、下屬的情緒傷害》 February 01, 2021 at 08:30PM 女人迷 Womany

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