2020年11月24日 星期二

為什麼總是徒勞無功?其實效率比「做有用的事」更重要 https://ift.tt/3fGpY8p 台灣廣廈出版集團 人的時間精力有限,仔細掌握「二八原則」,就能用最精簡的努力,得到最豐厚的成果——人生有時候真的要考慮「效率」。 有兩種人喜歡說「慢慢來」。 一種是心中無數的人,當他看到周圍人進步都很快的時候,會安慰自己,慢慢來不要急,一步一腳印。實際上他根本沒有高瞻遠矚的能力,不知道應該做什麼,與其說一步一腳印,不如說只能走一步看一步,想到什麼做什麼。 另一種是心中有數的人,這種人知道自己的目標和路徑,有屬於自己的做事節奏和速度,全心全意地向著自己的目的地奔跑。因為知道自己在做的事情到底有什麼意義,所以不會被周圍人影響。 第二種人當然是少數的聰明人,但第一種人就是「偽踏實人」。 踏實是個好品質,但是有時候我們賦予它的讚美,掩藏了問題本身。許多人就在這種思維之下,踏踏實實地做了許多無用的事情。不是每一件事都是當下最值得做的事情。 產品品質管理當中有一個法則叫作「重要少數法則」。這個法則是由品質管理專家約瑟夫.朱蘭(Joseph.M.Juran)所提出。 約瑟夫.朱蘭認為,大多數形成的品質不良問題,可以歸因為「重要的少數」,而其餘的小瑕疵,才是由「不重要的多數」造成的。所以我們在處理品質問題的時候,應該先處理重要的少數。 他用大量的統計分析證明,在發生品質問題的時候,20% 的問題是由基層操作人員的失誤所造成,但是 80% 的問題是由領導者造成;而 80% 的領導問題,又是在 20% 的重要環節上造成的,這就是品質管理當中的「二八原則」。 這個原則對我的人生產生了很重要的影響。 圖片|Photo by RetroSupply on Unsplash 每次開始做一件新的事情的時候,都會經歷一個逐步完善的過程。剛開始大家總是漏洞百出。 比如那時候我去參加《超級演說家》的比賽,發現自己從髮型到服裝,從演講氣場到演講內容,通通不對。在這樣的情況下,人會做出兩個選擇:第一個,告訴自己慢慢來,先從髮型開始改變,再改變服裝,再去調整演講內容的品質等等。第二個,瞎改、手忙腳亂。 但其實這兩個選擇都不夠明智,當各方面都在崩塌的時候,你應該靜下來想一想,接下來的精力到底花在哪裡才能有效地解決大多數問題。 我當時的選擇是改變演講內容。自己說話的節奏還不錯,加上好的內容,還是有取勝的可能。果然內容改變之後,大多數問題都被解決了,剩下的就是一些不影響大局的瑕疵。 人很容易落入「只要有用」的陷阱。如果你認為一件事情只要有用,不管是能提升生活品質還是工作效率,就值得去做,你會很容易陷入努力的沼澤。 無論怎樣投入,都得不到想要的收穫。有用不等於值得。 我在電視節目《非你莫屬》上遇見過這樣一個選手,考研究生、考公務員、考事業[1],結果考了兩年都沒有考上,當主持人問他浪費了這兩年時間是什麼感受時,他說:「這段時光也是很有意義的,並沒有浪費,在這個過程中收穫了很多,所以覺得值得」。 可是不能有一點收穫就覺得值得。不管多麼錯誤的事情,人類都能從中思考出意義來,如果沒有做這樣錯誤的選擇,我們本來可以收穫更多。所以值不值得,要把機會成本考慮進去。 (延伸閱讀:想幫別人,自己卻做到累死?工作必學的效率管理) 我也曾經落入過這樣的陷阱。 大學期間比較迷茫,覺得自己處處不夠好、處處是問題,所以總是盲目地要求自己去關注很多資訊,我的電腦裡收藏了許多新聞網頁,從政治到娛樂,從經濟到軍事,彷彿每天看這些就可以打開所謂的格局,拓寬所謂的眼界。 我還要求自己學許多東西,寢室的牆上貼著「要學英語」的標語,但其實也不知道學英語的目的是什麼;要求自己讀書,可是讀書的範圍也不確定,所以在圖書館只要看到好書,就覺得對自己有用,借回來之後亂看,並未形成什麼知識系統。 畢業以後才發現,那個時候最重要的事情反而沒有做,能夠改善未來命運最關鍵的 20% 的事情沒有做。那就是去尋找未來的職業方向。 我應該多去嘗試、瞭解和探索自己的興趣和特長;選定未來的職業道路;為自己的選擇做充分的準備。這個問題遺留到大學解決其實已經很晚了,然而大多數人仍然沒有意識去做最重要的事情。 我邀請過一位成功的職場人來做講座,她是一家世界排名前二十的跨國公司的高級主管。說到自己的大學生涯,她說從大二就開始蒐集各種求職資訊,去接觸學長學姐,瞭解到了一些行業和職位的情況,最終結合自己的英語特長和專業,鎖定了幾家外商,充分研究這些企業的招聘要求。一畢業,輕輕鬆鬆地就從上千名應聘者裡脫穎而出。 為何你的努力和別人的努力總是有差別? 因為任何事情都有它重要的 20%,「二八原則」告訴我們:80% 的成果都是由 20% 的努力產生的。如果能夠抓住關鍵的環節,就能以更少的投入,收穫更大的回報。 這並不是教大家怎麼投機取巧,我們只是在追求有效。人的專注力、時間、精力都是有限的。 這件事我會在本書當中反覆提及,一直到它成為你全身每個細胞都記住的事情。 所以我們必須選擇一種有節制的、更專注的努力方式,去追求更高的效率,追求有用的功。帶著這個思路去做事情,就能排除不重要的事,甚至排除很多根本就不必要的事。 (你會喜歡:容易分神、工作效率差?番茄工作法五秘訣公開) 我來舉個具體操作的例子。曾有位粉絲來向我提問。他說,自己的性格很懦弱,總是被別人欺負,就連剛來的新人也看不起他,人際關係讓他很苦惱。 雪上加霜的是,他的業務做得也不夠好,加上不太會說話,導致上司也不喜歡他。這一切導致他很自卑,他問我應該怎麼改變自己的性格,是不是應該去學習一下溝通和表達? 我說,不要輕舉妄動。你先分析一下,在這些問題當中,性格懦弱、跟同事處不好、不會說話、業務不好、上司不喜歡、自卑苦惱⋯⋯,哪個部分是關鍵的 20%,解決哪個部分就能解決大部分問題? 我認為關鍵的 20% 是把自己的業務能力提高,只要把業務能力提高,就能解決所有問題當中的 80%,就可以增強自信,得到同事跟上司的尊重。如果天天去討好同事,那就南轅北轍了。 所以在不知道什麼問題是關鍵問題的時候,要把在通往目標路上遇到的所有問題全部列舉出來。 問自己:是哪些問題,導致你對現在的生活不滿意?其中的哪些問題是你認為的主要問題?這些問題的解決,是否可以促進其他問題的解決? 透過自問自答,鎖定其中關鍵的部分,然後在這 20% 的領域,投入專注的卓絕努力,去得到 80% 的收穫。 改掉只要有用就去做的思維。也可以反過來思考這些問題:如果我只做三件事,我應該做哪三件?如果只做一件呢?這一件對促進解決其他問題是不是有用的? 我們這輩子都在和問題打交道,一堆問題向你湧來的時候,你必須識別出關鍵的問題;一堆事情要做的時候,必須確定最重要的事情是什麼。 擁有這種思維的人,才能贏得更快。 編按:[1]事業單位介於國家公務機構與企業之間,本質上屬於社會服務組織,單位的經費是由國家負擔全部或部分。 本文摘自劉媛媛的《精準努力,我不想死於一事無成》。由蘋果屋授權原文轉載,欲閱讀完整作品,歡迎參考原書。 《精準努力,我不想死於一事無成》 November 24, 2020 at 10:30PM 女人迷 Womany


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