【吾思學院重點筆記】 Gipi 講師傳授 OTPR 敏捷工作心法 https://ift.tt/3jhqUQU Bobo Tsai 本月吾思學院邀請「商業思維學院」的院長 Gipi 分享 「OTPR 敏捷工作法」，透過目標、時間、專案管理以及敏捷思維的方法，讓我們重新成為自己的時間主人！ 歡迎你來到吾思學院！每月我們會舉辦課程，吾思學院想要透過課程讓大家照顧身心靈，也增進大家的專業！因為我們相信把自己照顧好、準備周全，才能影響更多人！ 不知道你在工作上，是否會遇到這些問題：工作時間都在開會，自己手上的工作卻要加班完成，時間管理永遠都是挑戰！或是在訂定目標時不夠明確與具體，一昧地追求數字成長，卻不知道投入心力、時間，背後的原因是什麼。 我們團隊當然也有都會經歷這樣的歷程，但因為夢想很大、就要把時間用的更精實，所以這個月我們邀請了「商業思維學院」的院長 Gipi 為我們分享 「OTPR 敏捷工作法」，讓我們學習到實用的時間管理方法，一步步找回時間掌控權（看看我們的時間都花在哪裡了？） 課程結束後，夥伴都受益良多，覺得 Gipi 分享的工作心法十分貼近職場生活，更有夥伴在課程結束時，已經現學現賣改變自己的工作方式了！現在就來和你分享「OTPR 敏捷工作法」的課程重點筆記，希望你也能學起來，帶進你的生活與工作裡： 什麼是 OTPR 呢？ O，代表 OKR； T，代表 Time Management 時間管理；P，代表 Project Management 專案管理；R 代表，Retrospective 回顧。了解這四個英文字母所代表的涵意後，就跟著我們一起往下看該如何運用吧！ O-OKR：目標管理，做最重要的事 OKR 這個名詞，最近很流行，而到底什麼是 OKR 呢？ O（Objective）代表目標，KR（Key Result）代表關鍵結果。然而在目標尚未被定義清楚、揭露以前，行動都是無效的，我們做了行動，卻不知道是為何而戰，所以在設定目標時，我們必須善用 OKR，把目標與關鍵成果先定義清楚。 財富自由是我們的最終目標，而它的關鍵結果是可支配所得 >5 萬 / 月以及被動收入佔比 >40%，列清楚後就可以開始展開行動。圖片｜授權自 Gipi T-Time Management：時間管理，控管與分配好時間 時間管理，意味著盤點手上任務，包含工作任務、個人目標、生活瑣事，這三個任務在設定時需要問自己這三個問題： 一、在這個任務中，你是否有學到東西？ 二、這個任務是否對你的工作成果有幫助？ 三、這個任務是否與你的個人目標一致？ 並將這先任務排定優先順序，排序背後的原因是，當有突發狀況時，能有原則去判斷，哪些任務可以延後或是提前，辨別輕重緩急，讓你不會因突如其來的變化而感到措手不及。 練習將工作任務、個人目標、生活瑣事排序，當有插單時依據心中原則，決定是否要變更。 圖片｜授權自 Gipi P-Project Management：專案管理，有效的計畫與執行 在執行專案管理時，我們可以安排這些基礎原則： 定義交付的產出（delivery and acceptance），將這項工作後會產生的結果交付給下屬，讓下屬可以順利執行。 估算工作量（work estimation）嘗試將工作拆解，在估算時間與定義產出時會相對容易。 六小時原則，一天可排工作的時間是六小時，其他是緩衝時間。 不開會原則，與工作夥伴訂定傳遞訊息、建立文件等規則，提升工作方法。 另外，Gipi 在這邊傳授團隊都很受用的排定 Google Calender 小秘訣，如以下幾張圖說明： 每週日晚上排妥下週行程，並將週一至週五 9:00-18:00 設為工作時間。 圖片｜授權自 Gipi 排不滿沒關係，但要避免被動等待任務安排。 圖片｜授權自 Gipi 排完後，就開始按表操課執行每日的工作任務吧！圖片｜授權自 Gipi 遇到意外狀況怎麼辦？！學習進行變更管理，調整前要記得任務的優先順序呦！圖片｜授權自 Gipi R-Retrospective：回顧活動，檢視過去的成果 回顧，指的是覺察、行動、改善，回顧當時任務執行的過程，進行覆盤，推演各種可能性，並自我提問，理解為何每一天的計畫是如此，從屢次的經驗中學習，經過一週一週的調整，使自己成長，符合心目中的預期。 你以為回顧很容易，但其實要認真回顧並做出調整，可是要很大的毅力與決心來累積呢！像是 Google Calendar 時間管理法的回顧，就可以用以下表格來檢討自己的時間規劃與執行狀況，下一週馬上進行調整。 透過每日回顧，確認自己是否有按表操課或省思沒有將計畫完成的原因，步步調整。圖片｜授權自 Gipi 結束後，團隊夥伴給予了許多回饋，「有印象的部分是思考任務的三道題，透過三個面向更綜合思考任務， 喜歡 Gipi 的舉例很生活且很簡單易懂！」、「我很喜歡規劃行事曆的部份，還有拆解 OKR 的部份，覺得很受用！覺得好合理好清楚阿！」 課堂上 Gipi 提及拿回時間主權，讓我回顧過去的時間，都是由自己還是別人決定？ 仔細想想，大多時候確實別人需要我協助時，我都會第一時間把自己的事情排開，立即給予相對應的幫忙，而使自己的事情延後。課程結束的週末晚上，我便開始嘗試安排隔週工作事項，改變工作方式，讓自己的生活步調更有節奏。 「OTPR 敏捷工作法」傳授給我們的是一個工作上的方法，透過妥善安排自己的時間，做最好的運用，教我們如何訂定具體目標，腳踏實地實踐，最後透過一次次的覆盤，修改行事曆，讓我們在提升工作效率的同時，也能享有個人時間陪伴家人、伴侶、朋友。 然而透過課程，讓我進一步省思的是我們的時間一天都是 24 小時、我們的時間都有限，唯有自己才能決定自己想要長成什麼樣子，唯有自己才能捍衛自己的時間，所以我願意花時間、花心力投入我認同的事情，因為我心目中有我想成為的樣子，那你呢？你願意投入時間在什麼事情上？ 喜歡這次吾思學院所帶來的工作心法嗎？歡迎分享給周遭的親朋好友，跟著我們一起做時間的主人，我們下次上課見！ 游舒帆 Gipi 「商業思維學院」院長，致力於將商業思維的認知能力、重要觀念、知識，推廣至所需要的人身上。除商業思維學院外，亦兼任多家知名企業管理顧問與業界講師，同時也是哈佛商業評論、經理人、INSIDE、專案經理雜誌等眾多電子媒體專欄作家。 著有《商業思維 BUSINESS THINKING 職涯躍進的唯一解！一次搞懂企業如何高效運轉！》、《其實，你正在做商業開發：5 個解決商業挑戰的行動方案》、《OTPR 敏捷工作法：拿回績效主導權，讓工作做得更快、更好、更有價值》 《OTPR 敏捷工作法：拿回績效主導權，讓工作做得更快、更好、更有價值》是一套結合目標管理、時間管理、專案管理以及敏捷思維的高效工作法，以週為單位持續精進自己，讓你通往目標的正軌，揮別無效努力！欲了解詳細內容，歡迎參考原書。 August 26, 2020 at 09:30PM 女人迷 Womany

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