「搞到最後還要加班」為什麼訂了時間表，事情卻還是做不完？ https://ift.tt/3c6M2ab 采實文化 這篇找了一個 Mr.「亞伯特」來表演給大家看：番茄鐘的設定流程，與不小心被打斷的話，要怎麼辦？ （本篇前情提要一：風靡職場的「番茄工作法」，簡單步驟跟著做） （本篇前情提要二：容易分神、工作效率差？番茄工作法五秘訣公開） 基於數個理由，你絕對不該低估時間表的重要性： 1. 設下期限 期限有助於好好工作，全力以赴，力求在時限前完工，就如番茄鐘的鐘響（前提是我們真正體認到期限不得違背）。 2. 分隔工作時間與休息時間 休息時間最好是拿來做非工作事項或臨時事項，如同燃料的作用，替頭腦加油。 若無休息時間，創意、熱情與好奇心會下降，人會愈趨疲乏沒勁。就像若無汽油，引擎無法運轉。 3. 供我們衡量工作成果 寫下今日工作表之後，目標就是在期限內盡力做好。如果工作無法如期完成，就設法了解問題所在。而且我們還得到一個寶貴資訊：這一天完成了幾個番茄鐘。 番茄工作法的重點不是浪費了多少時間，而是達成了多少番茄鐘。隔天你要記取數目，衡量當天有幾個番茄鐘，再依個數填入待做事項。 談到時間表，最大的問題是不夠重視，未加妥善遵守。 假設現在是下午 3：00，你進度落後，不如預期，所以跟自己說：「今晚我加個班來彌補。」 你既逞強又愧疚，結果今晚效率不彰，然後明晚效率不彰，後天晚上繼續不彰。愈是一再延誤，整體成果愈差。罪惡感像雪球愈滾愈大，但為什麼？亡羊補牢不行嗎？難道加班無法減輕罪惡感嗎？ 其實，這容易陷入惡性循環：時程打破，疲憊堆積，效能下降，之後的期限繼續耽誤。 重點在於，妥切的時間表必須好好遵守。時間表有各個時段，安排各種事項，善加遵守意謂著擺脫「再 5 分鐘就好」的症頭。 期限一到，就像番茄鐘一響，所有動作就此暫停。無論番茄鐘還有多少時間，你務必遵守一條基本原則：時間表永遠高於番茄鐘。另外，妥切的時間表得包括休息時間。 高效訣竅 如果重要事情的期限到了，你卻還沒做好，不得不趕工，這時，可以把加班時間加進時間表，以暫時刺激工作效率。 一般來說，為了避免上述惡性循環，獲致正向結果，加班不該超過連續 5 天。你替這期間另訂特例時間表，並預留一段恢復期，用來因應必不可免的效率下降。 圖片｜PIXTA 理想狀況的例子： 我們以「上午 8：30 至下午 1：00」和「下午 2：00 至 5：30」兩個時段的時間表為例。 現在是 8：30，亞伯特設定今天的第 1 個番茄鐘，準備從頭到尾回顧昨天做的事，迅速瀏覽事項盤點表，填進今日工作表，而工作表上會包括這個設定計畫的時段。 此外，亞伯特也用這個番茄鐘時段檢視辦公桌上的東西是否就定位，順手整理。當番茄鐘響起，劃記「×」，休息一下。 下一個番茄鐘開始：第 1 個正式開工的番茄鐘。再來 2 個番茄鐘也拿來處理同一事項。整組 4 個番茄鐘結束，進行一次較長的休息。 亞伯特雖想繼續工作，但接下來的工作負擔滿重，所以他決定休息久一點，不是休息最低時數的 15 分鐘，而是休息 20 分鐘。 接著，他設定新的番茄鐘，一連完成整組 4 個番茄鐘，然後查看手表，現在是 12：53，時間剛好夠再次整理桌面，把需要歸檔的資料擱在一邊，檢查今日工作表是否清楚填妥，然後再去吃午餐。下午 2：00，亞伯特在辦公桌就位，設定番茄鐘，重新展開工作。在各番茄鐘之間，他沒做多少休息。 然而，4 個番茄鐘之後，亞伯特開始疲憊，想好好休息，於是出去散步，盡量斬斷工作的事。 30 分鐘後，亞伯特設定新的番茄鐘。鐘響，劃記「×」，休息一下。他把最後一個番茄鐘用來回顧今天，填紀錄表，註明待改進處，劃記明天的工作表，整理辦公桌。 番茄鐘響，短暫休息，查看手錶，時間是下午 5：27。他整理四散的紙張，排好盤點表。下午 5：30，自由時間開始 有關這個例子，在此提出兩點： 1. 時間絕少能都用來工作／讀書 依總時間 8 小時來說，2 個番茄鐘用來處理組織事項（1 小時），12 個番茄鐘（6 小時）用來工作或讀書。 2. 基於番茄工作法，流逝的時間並非第一重點 除非有干擾未妥善處理，否則在上午或下午結束之際，只須看完成了幾個番茄鐘即可。時間表由各組番茄鐘鞏固。幾分幾秒不重要，重點是按番茄鐘工作與休息。 遭到打斷的例子： 假設前述例子第 2 組裡的第 2 個番茄鐘被干擾。 亞伯特工作中斷，無法繼續。這種事可能發生，番茄鐘面臨作廢。最後，亞伯特終於能再度回頭工作，查看時間，中午 12：20。 他花一點時間重新規劃其餘時間，現在，只剩 1 個番茄鐘。不過，他仍決定先短暫休息再重新開工，設法趁機集中精神，等準備就緒，才動手設定，展開這組裡的第 2 個番茄鐘（上一個中斷了）。 下午，在第 3 個番茄鐘結束之際，亞伯特覺得需要不只 3 至 5 分鐘的休息，決定散步半小時，在出去前，迅速調整現在這組番茄鐘，原本剩 2 個番茄鐘，改為 1 個處理組織事項的番茄鐘，屆時若有額外時間，再拿來整理桌面和查看信箱。下午 4：47，亞伯特散完步回來，設定番茄鐘，鐘響，劃記「×」，休息一下，自由時間開始。 讓時間表更完善 一個工作日包含數個番茄鐘，如何安排才能發揮最大效能？完善的工作計畫來自持續觀察檢討，目標是盡量使事項一個接一個完成。 如果有一整天能讀書，起先時間表可能訂為「上午 8：30 至中午 12：30」和「下午 1：30 至 5：30」兩大時段，上午有兩組各 4 個和 3 個番茄鐘，下午也有兩組各 4 個和 3 個番茄鐘。 各組番茄鐘決定休息時間。各組裡的番茄鐘甚至能進一步做安排。 比方說，你可以用第 1 組裡的首個番茄鐘替當天做規劃，之後 3 個番茄鐘研讀新科目；下一組的前兩個番茄鐘繼續研讀，最後一個番茄鐘用來看電子郵件和聽語音信箱，若需要打給同學也是用這時段； 第 3 組的第 1 個番茄鐘用來回顧上午，再來 3 個番茄鐘用來讀書，這安排能有效處理上午冒出的干擾；第 4 組的前兩個番茄鐘，用來複習今天與前幾天的所學，至於今天最後一個番茄鐘用來追蹤與分析資料。 這個讀書計畫的基本假設在於，早上的效率通常較好，剛用完午餐則效率不彰。這假設顯屬主觀。 為什麼我們要檢視最初的時間表？原因是我們能了解成效，追蹤每天的各個番茄鐘與表現，從而明白哪組番茄鐘最有讀書效率、哪組番茄鐘最能發揮創意？據此調整讀書計畫，挪前移後，知道哪幾組番茄鐘要延長、哪幾組番茄鐘要縮減？更清楚自己的學習狀況。 規劃時間表的關鍵是：有意識的決定如何安排。 目前以 4 個番茄鐘為一組的原因在於，這數目通常最能發揮效率。然而你也可以加長或縮短，以 3 個或 5 個番茄鐘為一組，每組之後休息 15 至 30 分鐘。時間表若欲有助效能，必得持續調整，每組番茄鐘的數目可以不同，因人因時而異，但以 4 個一組為優先考量。 高效訣竅 根據經驗，當時日變換，時間表也需變換。 本文摘自法蘭西斯科・西里洛的《間歇高效率的番茄工作法》。由采實文化授權原文轉載，欲閱讀完整作品，歡迎參考原書。 《間歇高效率的番茄工作法》 September 16, 2020 at 11:00AM 女人迷 Womany

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